Een portretfoto is een artistiek werk in het kader van de vrijheid van meningsuiting en van informatie en maakt geen inbreuk op de privacy.
Studio JDH, de micro-onderneming van J. den Hollander, verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van een opdracht, een project of het aangaan van een samenwerking. Deze gegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. Studio JDH houdt zich aan de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.
Conform zijn met de AVG. Beknopte samenvatting.
Ik heb een minimale administratie die ik zelf verzorg en vermijd graag onnodige ballast, ook m.b.t. de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Tegelijkertijd respecteer en waardeer ik het recht op privacy en zorg ik voor veiligheid. M.b.t. uw gegevens en bescherming :
– Ik vraag u geen gegevens die ik niet nodig heb;
– Ik stel dataminimalisatie centraal en werk alleen met NAW-gegevens (voor klantcontact, financiële en auteursrecht administratie);
– Persoonsgegevens deel ik niet;
– Gegevensverwerking besteed ik niet uit en data sla ik op eigen beveiligde systemen op;
– Mijn website cookies zijn geanonimiseerd (ze dienen uitsluitend om de website te optimaliseren).
——
Website en bezoekersgegevens
Om deze website te optimaliseren, maak ik gebruik van Google Analytics. Met analytische cookies verwerk ik persoonsgegevens. Ik vraag geen toestemming voor het plaatsen van cookies, omdat de standaard Google Analytics instellingen zijn ingesteld op privacyvriendelijk (het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd, ‘gegevens delen’ uitgezet, de cookies worden niet gebruikt met andere Google-diensten en ik heb een verwerkingsovereenkomst afgesloten met Google). Hiermee voldoe ik aan de Wet bescherming persoonsgegevens en waarborg ik uw privacy. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan dit te accepteren.
Persoonsgegevens en verwerking
De persoonsgegevens die ik opvraag zijn nodig voor klantcontact, financiële administratie en auteursrecht administratie. Ik beperk mij tot het opvragen en verwerken van : voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, emailadres en indien nodig een BTW identificatienummer of een geboortedatum. Deze persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, direct marketing en met niemand gedeeld. Ik draag zelf zorg voor mijn administratie en heb maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan. Door met mij samen te werken geeft u toestemming voor de verwerking van gegevens en bevestigt u te zijn geïnformeerd over mijn werkwijze.
- Telefoonnummer. Een telefoonnummer sla ik tijdens een project op in mijn telefoon met naamsvermelding.
- NAW gegevens. NAW gegevens noteer ik op een rolodexkaart en voeg ik toe aan mijn kaartenbak. (Of ik voeg een visitekaartje toe). Ik verwerk NAW gegevens digitaal in een excelsheet, een (PDF) factuur, een fotobestand en soms in een modelrelease. Voor een standaard modelrelease is een geboortedatum nodig.
- Auteursrecht administratie. Aan fotobestanden voeg ik auteursrecht informatie toe en indien nodig de naam van de opdrachtgever. Een finaal TIFF, JPG fotobestand stuur ik per email of transferdienst naar een vakprinter en de klant.
- Digitale dataverwerking. Een factuur met NAW gegevens zet ik om naar PDF, zend ik per email naar de klant en bewaar ik op een externe harde schijf. Na betaling verwijder ik de email met factuur uit de sent-box (en daarmee ook uit gmail-cloudserver archief). In een excelsheet noteer ik factuurnummers met de naam van de klant. Het document is beveiligd met een wachtwoord en staat op een externe harde schijf.
- Dataopslag. Alle bestanden bewaar ik (in Europa) op eigen systemen (een desktop en externe harde schijven) en niet in de cloud. Zowel de systemen als de sheets zijn beveiligd met een wachtwoord en alleen voor mij toegankelijk. NAW gegevens staan verder uitsluitend in mijn analoge kaartenbak (rolodex). Als een modelrelease voor een stockfoto wordt bewaard in het archief van een stockbureau (Getty Images of Adobe), dan is dat op een ISO-gecertificeerd systeem in Amerika.
- Bewaartermijn. De bewaartermijn van de facturen is gelijk aan de fiscale bewaarplicht. Email inbox en sent mail box schoon ik minimaal maandelijks op.
- Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen lijkt mij onnodig. Maar een klant die zijn/haar gegevens wil inzien, is altijd welkom na het maken van een afspraak.
Door dataminimalisatie en de wijze waarop ik gegevens verwerk zorg ik enerzijds voor bescherming van persoonsgegevens en anderzijds voor een handzame administratie met minimale rompslomp en kosten. Zo u nog vragen of opmerkingen hebt, hoor die ik graag.
n.b.
Mijn portretten zijn artistieke werken in het kader van de vrijheid van meningsuiting en van informatie en maken geen inbreuk op de privacy.
Anticiperend echter op veranderingen en nieuwe privacy gevoelens, vermeld ik geen voor- en achternaam meer bij een portretfoto op de website. Tenzij een geportretteerde geen probleem heeft met naamsvermelding en/of een belang heeft bij naamsvermelding. Omdat hij/zij publiciteit wenst, blij is met het gemaakte portret of beeld en snel gevonden wil worden op het internet. Desgevraagd voeg ik dan wel een naam toe.
20201105